Préparation et animation d’ateliers
De quoi s’agit-il?
Définition
Un atelier est un processus dans lequel deux personnes ou plus, sous la direction d’un ou de plusieurs animateurs, effectuent une série d’activités planifiées ou improvisées pour résoudre un problème particulier ou atteindre un objectif réalisable précis.
Un atelier a pour but de faire avancer les choses, que ce soit en trouvant une solution à un problème ou en prenant une décision pour aller de l’avant.
Concepts fondamentaux
Il est important de distinguer plusieurs concepts fondamentaux, même si nous en utilisons parfois certains de manière interchangeable dans des contextes différents :
| Activité | Discussion | Séance | Atelier |
|---|---|---|---|
| Séquences structurées de conversation, d’écriture, de dessin, de jeu et de réalisation. Souvent dirigée par un ou plusieurs animateurs. | Deux ou plusieurs personnes parlent, sans faire d’activité. | Une ou plusieurs personnes parlent et font des activités planifiées ou improvisées, au besoin. | Deux ou plusieurs personnes participent à une série d’activités planifiées ou improvisées. |
Il n’y a pas de distinction claire entre chacun, mais de façon générale, un atelier est plus formel et spécialisé qu’une séance, une séance l’est plus qu’une activité et une activité l’est plus qu’une discussion.
Cinq types d’ateliers
Pour élargir la catégorisation des ateliers sur l’expérience utilisateur, il existe cinq types d’ateliers couramment menés dans le cadre d’un projet :
- Atelier de découverte : comprendre l’état actuel et établir un consensus pour les plans futurs
- Atelier d’empathie : comprendre les besoins du public concerné (p. ex. les utilisateurs)
- Atelier de conception : générer des idées pour résoudre un problème
- Atelier de priorisation : se concentrer sur la recherche d’une solution
- Atelier de critique : analyser et améliorer une solution
Bien qu’un atelier soit souvent associé à un processus de conception, il n’est pas exclusif à la pratique de la conception.
Contexte
Atelier par rapport à réunion
Un atelier diffère d’une réunion de par son but, sa portée, sa durée, sa structure et sa préparation.
| Atelier | Réunion | |
|---|---|---|
| Objet | On agit. | On discute. |
| But | Prise de décision ou recherche de consensus pour atteindre un objectif réalisable. | Partage de connaissances générales et état d’avancement. |
| Portée | Couverture approfondie et ciblée d’une question particulière. | Couverture superficielle de nombreux sujets. |
| Durée | Se mesure en demi-journées ou en journées. | Se mesure en demi-heures ou en heures. |
| Structure | Participation active à la prise de décision et à l’action. | Écoute et prise de parole axées sur la conversation. |
| Préparation | Il s’agit notamment d’obtenir l’adhésion, de créer un programme, de préparer le matériel et les outils, de concevoir des activités, etc. | Il s’agit d’établir les grandes lignes et la présentation de la réunion. |
Quand y avoir recours
Ateliers en général
« Les ateliers utilisés à mauvais escient sont une perte de temps. »
Un atelier n’est presque jamais un bon point de départ pour mobiliser les intervenants, les clients ou le public cible.
Les ateliers les plus efficaces et efficients émergent souvent naturellement, par nécessité, dans le cadre d’une mobilisation soutenue avec votre public.
Envisagez de mettre en place un atelier seulement dans les cas suivants :
- Il y a un objectif clair et réalisable;
- Il y a un consensus sur cet objectif;
- Il y a déjà un certain niveau d’adhésion de la part du public cible;
- Il existe un certain degré de confiance entre les animateurs et le public cible;
- Le partage des connaissances générales a déjà eu lieu;
- Il y a une volonté d’approfondir une question particulière.
Pour respecter les conditions ci-dessus, envisagez de mener des entretiens ou des réunions, et prenez le temps de dialoguer avec votre public cible au moyen de discussions et de séances de travail.
Il y a une énorme différence entre interagir avec quelqu’un que l’on connaît à peine et interagir avec quelqu’un que l’on connaît bien.
En général, les ateliers sont plus efficaces et efficients dans ce dernier cas.
Cela ne veut pas dire que nous ne pouvons pas organiser d’ateliers destinés à des participants inconnus – même s’il peut s’agir de parfaits étrangers au sens officiel du terme (p. ex. nous n’avons peut-être jamais travaillé, directement ou indirectement, avec eux auparavant), nous pouvons toujours atteindre un certain niveau de familiarité grâce à la mobilisation précédant l’atelier. Le lien social est important. Même si les participants nous sont complètement étrangers, nous pouvons les aider à se sentir à l’aise et même à se familiariser avec nous avant le début d’un atelier.
On pourrait croire qu’une activité brise-glace, comme se présenter les uns aux autres au moyen de discussions ou des jeux informels, permettrait de résoudre le problème ci-dessus, mais pour véritablement se familiariser avec les gens, il ne suffit pas de connaître leur nom ou leur passé; il faut aussi qu’il y ait des interactions sociales. Comme le dit Batman dans un film : « Ce n’est pas ce qui je suis en dessous, mais ce que je fais qui me définit ».
Nos actions et notre façon de mobiliser les participants à nos ateliers avant leur tenue ont une incidence non négligeable sur la qualité de ceux-ci.
Atelier en cours de projet
Bien que l’on ait souvent recours aux ateliers dans les premières phases d’un projet (vous connaissez peut-être le jargon « découverte », « initiation », « analyse conceptuelle » ou « pensée créatrice »), différents types d’ateliers peuvent être utiles à différentes phases d’un projet.
L’entreprise Nielsen Norman Groupen dresse parfaitement le portrait général :
Ateliers de découverte dans le calendrier d’un projet
Ateliers d’empathie dans le calendrier d’un projet
Ateliers de conception dans le calendrier d’un projet
Ateliers de priorisation dans le calendrier d’un projet
Ateliers de critique dans le calendrier d’un projet
Règle générale
La règle générale est de NE PAS organiser d’ateliers à moins d’avoir des raisons vraiment convaincantes de le faire (plus précisément, toutes les conditions sont réunies pour permettre de tenir un atelier efficace et efficient).
Le plus souvent, les réunions d’entretien et les séances de travail suffisent, voire fonctionnent mieux.
Ce qu’un atelier n’est PAST
1. Un atelier n’est (pratiquement) jamais votre première étape
Comme indiqué précédemment, on ne se lance pas dans l’organisation d’un atelier simplement parce qu’on a soudainement cette idée ou parce qu’on en a envie.
Un atelier efficace et efficient nécessite une planification et une conception appropriées, ce qui représente souvent un effort plus important que l’atelier en tant que tel.
Le plus souvent, vous pouvez vous lancer dans une séance de travail, qui est un format accessible où les gens parlent et participent à des activités improvisées (voir les concepts fondamentaux).
2. L’atelier n’est pas synonyme de pensée conceptuelle, de conception de l’expérience utilisateur ni de conception tout court
L’atelier est l’une des centaines (voire des milliers) de méthodes utilisées dans les pratiques communément appelées « pensée conceptuelle », « conception de l’expérience utilisateur » ou tout simplement « conception ».
Si quelqu’un vous dit qu’un atelier proposé correspond à l’un de ces concepts, soyez prudent et rappelez-vous ceci :
- L’atelier n’est PAS représentatif d’un quelconque type de pratique de conception;
- L’atelier ne peut PAS remplacer un processus de conception bien défini pour résoudre les problèmes;
- L’atelier n’est PAS toujours nécessaire.
3. L’atelier ne sert PAS à résoudre les problèmes
Espérer résoudre un problème au moyen d’un atelier, c’est comme espérer trouver un partenaire de vie après un seul rendez-vous – c’est possible (et c’est merveilleux si ça arrive), mais très peu probable.
Lorsque les problèmes sont bien cernés et ont été suffisamment explorés, il est non seulement possible, mais aussi probable de les résoudre grâce à un ou à plusieurs ateliers.
Mais le plus souvent, un atelier est le début de la résolution de vos problèmes, plutôt que la fin.
L’atelier est le « prélude » à la résolution des problèmes. Il vous donne des pistes utiles pour aborder vos problèmes. La véritable résolution dans l’expression « résolution de problèmes » vient souvent après l’atelier, avec un plan d’action et un travail acharné.
4. Un atelier n’est (pratiquement) jamais un effort unique et définitif
Si vous avez une raison légitime, raisonnable et convaincante de tenir un important atelier, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’en tenir plus d’un.
Un important atelier engendre généralement des ateliers de suivi lorsque les problèmes sont compliqués ou complexes.
Soyez prêt à organiser des ateliers de suivi.
5. Un atelier ne remplace pas la recherche
Un atelier ne doit et ne peut remplacer aucun travail de recherche, formel ou informel.
L’atelier constitue l’une des nombreuses techniques de recherche (souvent au nom de la recherche sur la conception, de la recherche sur l’expérience utilisateur, parmi tant d’autres), mais ce n’est en aucun cas la seule et unique.
Une recherche appropriée est souvent une combinaison de diverses techniques, y compris des ateliers, qui ouvrent la voie à la compréhension, à l’intuition ou aux solutions.
6. Un atelier n’est pas une fin en soi
Un atelier ne peut être que le moyen d’atteindre une fin signifiante qui définit clairement les résultats et les avantages mesurables. L’atelier qui est une fin en soi est ce qu’on appelle souvent le « théâtre-atelier ». Un théâtre-atelier peut être une source d’inspiration, mais il ne parvient pas toujours à vous aider à résoudre les problèmes.
7. Un atelier n’est pas magique
Toute personne qui prétend le contraire devrait être remise en doute.
Ateliers de positionnement
Pour vous aider à mettre un atelier en contexte, voici quelques points de repère pour déterminer vos besoins en fonction de votre situation.
Premièrement, une séance peut être classée en fonction de son incidence intellectuelle et émotionnelle :
Deuxièmement, l’atelier, qui est une forme de séance plus formelle et spécialisée, peut être classé sur la même base :
Troisièmement, un atelier ou une séance peut varier en fonction de facteurs tels que le degré d’inspiration ou de critique, ainsi que son ampleur et sa profondeur :
Finalement, la taille et le caractère formel ont tous deux une incidence sur le type de format que vous souhaitez adopter :
Toutes les considérations et les repères ci-dessus se résument à un principe :
Il faut comprendre le contexte avant de prendre une décision à propos d’un atelier. Selon votre contexte, vous pourriez avoir besoin ou non d’un atelier, et vous pourriez en avoir besoin ou non dans un format précis. Il est essentiel de comprendre votre contexte (objectifs, situation, public, etc.).
Déroulement du jeu
Avant de commencer
Avant d’obtenir de l’aide, il importe d’explorer plusieurs considérations.
La planification, la tenue et l’analyse d’un atelier sont une expertise que vous n’obtenez pas gratuitement. Il faut du temps et de la pratique pour devenir un bon planificateur et animateur d’ateliers.
Plus important encore, un atelier est souvent étroitement lié aux domaines d’activité ou aux domaines professionnels respectifs liés à l’objectif que vous souhaitez atteindre.
Le planificateur et l’animateur d’un atelier sont une personne qui possède suffisamment de connaissances et d’expérience sur les deux plans. Par exemple, un atelier de conception est souvent planifié et animé par un concepteur intégré à l’équipe de projet concernée, et un chercheur en expérience utilisateur dirige des ateliers dans le cadre de son effort de recherche sur les utilisateurs.
Que vous décidiez d’engager une personne spécialement à cette fin ou de le faire vous-même, assurez-vous de préciser le type d’expertise et d’expérience requis pour augmenter les chances de succès de la mise en œuvre d’un atelier.
Si par hasard vous avez dans votre équipe de projet un concepteur spécialisé en expérience utilisateur, en conception de produits et de services ou en recherche, il y a de fortes chances que vous puissiez tirer parti de son expertise pour les ateliers, car la tenue d’ateliers fait souvent partie intégrante de la boîte à outils d’un concepteur.
Si vous n’avez pas une compréhension suffisante pour prendre des décisions éclairées quant à la possibilité ou à la manière d’organiser un atelier, consultez un concepteur d’expérience ou engagez-en un.
Enfin, si vous pensez avoir besoin d’aide pour concevoir et animer des ateliers, consultez la section Obtenir de l’aide.
Prise de décisions concernant les ateliers
Il y a de nombreuses questions auxquelles vous devez répondre à propos des ateliers avant de vous décider à en tenir un :
- Existe-t-il un objectif clair et réalisable?
- Y a-t-il un consensus sur cet objectif?
- Y a-t-il déjà un certain niveau d’adhésion de la part du public cible?
- Existe-t-il un certain niveau de confiance entre les animateurs et le public cible?
- Y a-t-il eu un partage de connaissances générales entre le public cible et votre équipe?
- Y a-t-il une volonté d’approfondir une question particulière??
- Qu’est-ce qui vous fait croire que l’atelier est le meilleur moyen d’atteindre votre objectif?
- Quelles sont les solutions autres qu’un atelier pour atteindre votre objectif?
Vous n’avez peut-être pas toutes les réponses aux questions ci-dessus, et c’est correct.
Le but de ces questions est de vous permettre de réfléchir à la manière dont vous allez choisir de faire l’atelier, en plus de le faire correctement.
En cas de doute, il suffit d'obtenir de l’aide.
Aperçu du processus
Le « monde des ateliers » se compose de plusieurs phases distinctes, dont chacune sera examinée ci-dessous.
Préparation d’un atelier
« Les plans sont inutiles, mais la planification est indispensable. »
CContrairement à certaines croyances répandues, les meilleures intentions ne garantissent pas les résultats. Les idées et les solutions ne tombent pas du ciel simplement parce que nous organisons des ateliers. Un objectif clair et une stratégie ciblée sont essentiels à la réussite d’un atelier.
Trois éléments constitutifs d’un programme d’atelier
1. Objectif
Définir le résultat attendu de l’atelier et l’évaluation de l’atteinte de l’objectif.
2. Questions
Décrire l’information que vous devez recueillir pendant l’atelier afin d’atteindre l’objectif.
3. Processus
Décrire les activités nécessaires pour recueillir l’information.
Étapes de la préparation
Étape 1 : Définir le ou les objectifs
Rédigez une description concise de l’objectif final, souvent sous la forme d’un état final idéal.
Articulez les intentions :
- S’agit-il de parvenir à un consensus?
- S’agit-il de parvenir à une compréhension commune?
- S’agit-il de générer de nouvelles idées ou d’explorer des possibilités?
- S’agit-il d’accroître l’empathie ou de créer des relations?
Étape 2 : Décrire l’information que vous devez recueillir
Il doit y avoir un écart que vous pouvez décrire entre l’objectif et l’état actuel de la situation.
Articulez le type de questions auxquelles vous devez répondre afin de combler cet écart, qu’il s’agisse de connaissances, de compréhension, d’idées ou de toute autre chose. Ces questions sur l’écart peuvent être précises ou générales, par exemple :
- Qui est le public cible?
- Quelle est la source du problème?
- Comment ce problème est-il perçu par différentes personnes?
- Pourquoi avons-nous ce problème?
- Quels paramètres pouvons-nous utiliser?
- Comment pourrions-nous faire les choses différemment?
- Qu’entendons-nous par « bon service »?
- Quelles sont les exigences relatives au projet?
Étape 3 : Définir et aligner les activités en conséquence
Lorsque vous avez la liste des questions auxquelles vous devez répondre dans le cadre de l’atelier, vous pouvez rechercher le type d’activités qui peuvent vous aider à obtenir les réponses de la manière la plus efficace et efficiente.
Il existe de nombreuses et excellentes références sur les techniques et les méthodes relatives aux ateliers, notamment :
- Foundational UX Workshop Activities [en anglais] (Activités fondamentales des ateliers sur l’expérience utilisateur)
- Blogue Gamestorming [en anglais]
Styles de mobilisation
En fonction de la relation entre l’animateur et les participants, et entre les participants eux-mêmes, vous devrez peut-être adopter différents styles de mobilisation pendant l’atelier :
| Méfiance | Confiance | |
|---|---|---|
| Intérêt conflictuel | Diplomate | Ennami |
| Intérêt partagé | Négociateur | Collaborateur |
L’animateur doit faire des recherches approfondies sur les participants avant l’atelier et réfléchir à la manière dont il pourrait les faire participer à différentes activités et discuter de divers sujets.
Atelier planifié par rapport à atelier improvisé
Les ateliers planifiés prennent souvent plus de temps à préparer et peuvent être plus complexes en matière de logistique, de participants, d’activités ou de sujets.
Les ateliers improvisés sont souvent décidés en fonction de considérations ou de questions émergentes. Malgré leur nom, ils nécessitent quand même de la préparation.
La différence entre un atelier planifié et un atelier improvisé peut être subtile, alors que c’est souvent la complexité et l’échelle qui les différencient :
| Atelier planifié | Atelier improvisé |
|---|---|
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Atelier formel par rapport à atelier informel
Une autre façon d’aborder les ateliers est d’évaluer leur degré de formalité :
| Atelier formel | Atelier informel |
|---|---|
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Alors que « planifié par rapport à improvisé » dénote les différences d’action, « formel par rapport à informel » dénote les différences de sentiment, bien que parfois subtiles.
Un animateur peut utiliser différentes techniques pour créer une atmosphère qui correspond aux sentiments recherchés.
Tenue d’un atelier
Animation d’un atelier
Selon l’entreprise Nielsen Norman Group, l’animation d’un atelier est « l’acte de fournir des conseils discrets et objectifs à un groupe afin de progresser ensemble vers l’atteinte d’un objectif ».
Objectifs relatifs à l’animation
Les animateurs ont leurs propres objectifs, même s’ils reprennent les objectifs des participants à l’atelier. Plus précisément, les animateurs doivent promouvoir une participation pleine et égale, une compréhension mutuelle, une prise de décision inclusive et collaborative et une responsabilité partagée.
Objectifs
Objectifs cohérents que vous souhaitez atteindre
- Participation entière et égale
- Compréhension mutuelle
- Prise de décision inclusive et collaborative
- Responsabilité partagée
Principes relatifs à l’animation
L’animation est à la fois un art et une science. Il peut être très avantageux de faire appel à un animateur expérimenté, susceptible d’animer un atelier de manière beaucoup plus efficace et efficiente.
Si vous avez le temps et le dévouement nécessaires pour laisser une personne inexpérimentée animer l’atelier, assurez-vous de discuter avec les animateurs des principes généraux suivants :
- Soyez toujours à l’écoute;
- Créez un espace accueillant;
- Encouragez l’improvisation;
- Soyez authentique envers vous et vos connaissances;
- Évitez de donner des conseils;
- Adoptez une attitude constructive face aux conflits.
Principes
Vos actions et comportements fondamentaux
- Soyez toujours à l’écoute
- Créez un espace accueillant
- Encouragez l’improvisation
- Soyez authentique envers vous et vos connaissances
Boîte à outils de l’animateur
La plupart des animateurs expérimentés ont leur propre boîte à outils à portée de main pour commencer à planifier et à diriger des ateliers.
À cet égard, deux éléments sont essentiels pour votre atelier :
- Utilisez la boîte à outils existante à laquelle vous avez accès;
- Faites un effort intentionnel pour monter votre propre boîte à outils au fur et à mesure que vous pratiquez et apprenez.
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Boîte à outils
Matériel, activités et techniques à votre disposition |
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Matériel :
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Activités :
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Techniques :
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Ressources sur l’animation
Outre la section Références, les autres ressources en ligne utiles sont notamment les suivantes :
- A Model for Conducting UX Workshops and Exercises [en anglais] (Modèle pour l’organisation d’ateliers et d’exercices sur l’expérience utilisateur)
- FacilitatingXYZ [en anglais]
- Blogue Gamestorming [en anglais]
Activités fondamentales des ateliers
Bien qu’il existe des centaines (voire des milliers) d’activités d’atelier adaptées à un large éventail de situations et d’objectifs, la plupart d’entre elles se concentrent sur sept activités fondamentales (décrites sur la page Foundational UX Workshop Activities [en anglais] (Activités fondamentales des ateliers sur l’expérience utilisateur) du site de Nielsen Norman Group) :
- Affichage
- Diagramme d’affinités
- Cartographie du paysage
- Scénario-maquette
- Classement forcé
- Jeu de rôles
- Lecture
Affichage
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Objectif : Générer un large éventail d’idées qui représentent diverses perspectives de manière efficace et démocratique
Personnes : 1 à 30 personnes Durée : De 3 à 20 minutes pour la recherche d’idées De 5 à 20 minutes pour l’examen |
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|---|---|---|
Conseils :
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Diagramme d’affinités
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Objectif : Découvrir des modèles parmi un vaste éventail d’idées et promouvoir un langage et une compréhension communs
Personnes : 1 à 20 personnes Durée : maximum 1,5 heure |
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Conseils :
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Cartographie du paysage
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Objectif : Comprendre comment les éléments ou les catégories sont liés les uns aux autres; établir les relations, puis créer un alignement et un aperçu des différentes idées
Personnes : 1 à 6 personnes Durée : maximum 1,5 heure |
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|---|---|---|
Conseils :
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Scénario-maquette
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Objectif : Développer une idée précise et lui ajouter un contexte afin qu’elle soit mieux comprise, communiquée et acceptée; encadrer les expériences que nous créons de manière holistique
Personnes : 1 à 6 personnes Durée : De 15 à 20 minutes pour la recherche d’idées De 5 à 20 minutes pour l’examen |
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|---|---|---|
Conseils :
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Classement forcé
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Objectif : Établir les points les plus importants à explorer; parvenir à un consensus objectif et structuré tout en satisfaisant les besoins variés de l’utilisateur et de l’organisation
Personnes : 1 à 30 personnes Durée : De 5 à 10 minutes pour le vote De 5 à 20 minutes pour l’examen |
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|---|---|---|
Conseils :
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Jeu de rôles
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Objectif : Remettre délibérément en question la façon dont les participants abordent naturellement un problème pour les aider à générer de nouvelles pensées et idées
Personnes : 1 à 30 personnes Durée : De 3 à 20 minutes pour la recherche d’idées De 5 à 20 minutes pour l’examen |
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|---|---|---|
Conseils :
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Lecture
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Objectif : Faire converger les points de vue des équipes et des participants; assurer l’alignement et le langage commun dans l’ensemble de l’atelier, et pas seulement au sein des équipes
Personnes : De 3 à 20 personnes Durée : A De 2 à 5 minutes pour échanger B De 5 à 15 minutes pour échanger C De 30 à 60 minutes pour échanger |
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|---|---|---|
Conseils :
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Pour en savoir plus sur les activités ci-dessus, veuillez vous reporter à l’article original Foundational UX Workshop Activities[en anglais] (Activités fondamentales des ateliers sur l’expérience utilisateur).
Il y a de fortes chances que, même si vous concevez vos propres activités spécialisées pour un atelier, vous incluiez des éléments de ces activités fondamentales.
Manifeste de l’atelier
Le manifeste suivant ne se veut pas une loi universelle à ne pas enfreindre; cependant, les sept principes généraux ci-dessous reflètent en grande partie les pratiques exemplaires de certains animateurs expérimentés. Il ne faut pas nécessairement les suivre aveuglément, alors n’hésitez pas à vous en éloigner lorsque vous avez de bonnes raisons de le faire.
1. Tout est limité dans le temps
Commencez à l’heure. Terminez à l’heure. Les exceptions doivent être justifiées.
2. Les idées avant la durée
Proposez de prolonger la durée de l’atelier quand il y a encore des idées à explorer.
3. L’écriture avant la parole
Prenez le plus de notes possible sur vos idées. Seulement une personne à la fois peut parler. Tout le monde peut écrire en même temps.
4. L’opinion avant la plainte
Décrire les symptômes d’un problème n’aide pas beaucoup. Il est préférable de donner votre avis sur les causes profondes.
5. Le débat avant l’opinion
Un débat constructif donne plus que la somme des différentes opinions.
6. L’idée avant le débat
Il n’y a pas de mauvaises idées. Toutes les idées ont la même importance. La suggestion de pistes de solution est le résultat idéal des débats.
7. Mettre ses jugements en veilleuse
Le résultat est le seul jugement qui vaille.
Tenue d’ateliers à distance
La tenue d’ateliers à distance pose de nombreuses difficultés par rapport aux ateliers traditionnels en personne :
- Différentes considérations logistiques;
- Limites et obstacles techniques;
- Perte potentielle des expressions faciales et du langage corporel comme moyens efficaces de communication non verbale;
- Il est beaucoup plus difficile de retenir et de suivre l’attention des participants.
Bien que les principes généraux de conception soient toujours valables, la tenue d’ateliers à distance exige que vous preniez en considération les « défis du travail à distance » dès l’étape de la planification.
Dans les ateliers à distance, les activités synchrones et asynchrones ont une incidence importante sur le processus et l’animation, souvent plus que les ateliers en personne.
Par conséquent, le choix des outils est lié non seulement à la conception de l’atelier, mais aussi à de nombreuses autres considérations susmentionnées.
Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Tools for Remote UX Workshops[en anglais] (Outils destinés aux ateliers sur l’expérience utilisateur à distance).
Après l’atelier
Malgré ce que vous avez pu entendre sur l’incidence d’un atelier révélateur, ce n’est que la pointe de l’iceberg. Sans une analyse et une synthèse appropriées des informations recueillies lors de l’atelier, il serait difficile d’imaginer comment une tâche plus importante qu’une simple tâche individuelle pourrait faire une réelle différence dans la résolution de vos problèmes complexes.
Après un atelier, il y a trois grandes étapes à franchir :
- Analyser et synthétiser les informations recueillies lors de l’atelier;
- Créer un compte rendu résumant les conclusions de l’atelier;
- Prendre des mesures en fonction des résultats de l’analyse et de la synthèse.
Analyser et synthétiser les informations
Toutes les informations recueillies lors d’un atelier réussi ont souvent une valeur descriptive et diagnostique. Mais pour obtenir des informations exploitables ayant une valeur prédictive et prescriptive, vous devez aller plus loin en analysant et en synthétisant ce que vous avez appris.
Il n’y a pas d’action sans jugement. Les décisions doivent être prises sur la base de données empiriques et de l’expertise de personnes chevronnées. Alors que les données empiriques sont souvent le résultat d’un atelier, l’expertise est une combinaison des informations que vous recueillez et de votre interprétation de celles-ci.
Comme l’analyse et la synthèse sont des sujets dignes d’intérêt en soi, envisagez d'obtenir de l’aide ou de faire référence à d’autres jeux connexes.
Création d’un compte rendu d’atelier
Un compte rendu d’atelier sert à :
- Informer les intervenants (qu’ils aient ou non participé à l’atelier);
- Résumer l’atelier et ses conclusions;
- Interpréter et présenter les répercussions des conclusions;
- Recommander des mesures concrètes pour les prochaines étapes.
En conséquence, un tel compte rendu doit comprendre au moins les sections suivantes :
- Résumé de l’atelier : ce qui s’est passé, quand, où et pourquoi;
- Conclusions de l’atelier : quelles informations ont été recueillies;
- Analyse et synthèse des conclusions : quelles sont les répercussions;
- Plan d’action ou recommandations : quelles sont les prochaines étapes./li>
Passer à l’action
L’atelier, ses conclusions et ses répercussions sont la preuve que vous et votre équipe adoptez une approche fondée sur les faits pour prendre des décisions et résoudre des problèmes..
Vous devez donc toujours être en mesure d’associer vos décisions à l’atelier. Vous devez toujours pouvoir vous référer à un élément de l’atelier pour justifier les décisions qui y sont prises.
La meilleure preuve que vous avez fait un atelier digne de ce nom est la confiance que vous avez dans les décisions qui s’ensuivent.
Outils et matériel pour l’atelier
Matériel d’animation
Le matériel pour l’atelier est souvent utile, comme indiqué dans la boîte à outils d’animation.
Dans de nombreux cas, vous n’avez guère besoin de plus que des autocollants, des feuilles de papier, des stylos, un ordinateur portable, un projecteur et quelques outils en ligne de votre choix.
Le site Facilitator Cards [en anglais] est une excellente ressource pour commencer la planification.
Le site Service Design Toolkit [en anglais] fournit des documents téléchargeables utiles pour les ateliers liés à la conception de services, à la conception d’expériences utilisateur et à la recherche sur les utilisateurs.
Outils en ligne
Il existe un vaste éventail d’outils en ligne populaires qui peuvent être utiles pour les activités des ateliers. Même pour les ateliers en personne, une utilisation appropriée des outils en ligne peut réduire considérablement la quantité de travail manuel gruge-temps et donc rendre l’atelier plus efficace et plus fluide.
En fonction de votre budget et de la complexité des outils, vous disposez d’un vaste choix.
Voici un résumé des outils en ligne les plus courants :
Convention : F = complexité faible, M = complexité moyenne, E = complexité élevée
| Établissement de diagrammes | Cartographie | Idéation | Vote | Priorisation | |
|---|---|---|---|---|---|
| Présentation PowerPoint | F | F | E | E | |
| Google Drawings | F | F | E | E | |
| Google Slides | F | F | E | E | |
| Mural | H | H | H | H | H |
| Miro | E | E | E | E | E |
| Google Sheets | F | M | |||
| Excel | F | M | |||
| Visio | M | M | M | ||
| Sketch | M | M | M | ||
| Smaply | E | ||||
| Mentimeter | F | ||||
| Slido | F | ||||
| SurveyMonkey | M | F | F | ||
| Google Formulaires | M | F | F | ||
| Équipes Microsoft | E | M | M | ||
| Slack | E | M | M |
Remarque : les outils énumérés ci-dessus ne sont qu’à titre informatif. Pour confirmer votre choix d’outils, vous devez également prendre en considération les politiques et règles pertinentes de votre organisation concernant l’utilisation des outils et les facteurs de confidentialité et de sécurité.
Trucs et astuces
Pensée visuelle
Lapensée visuelle et l’art visuel sont souvent au cœur de nombreuses activités des ateliers. En visualisant ou en matérialisant les pensées et les idées, les participants acquièrent souvent un sentiment de clarté accru qui stimule la pensée créative.
La règle d’or : extériorisez et matérialisez autant que possible. Si vous avez une idée, écrivez-la sur un feuillet autocollant. Si vous voulez décrire un processus, dessinez-le sur le tableau blanc. Si vous envisagez différentes options ou possibilités, notez-les sur un feuillet autocollant et affichez-les au mur.
Dans la plupart des cas, seules trois choses doivent vous préoccuper : les personnes, les choses et leurs relations. Utilisez des feuillets autocollants, des dessins et des écrits pour les visualiser. Il y a de fortes chances que vous trouviez des liens inédits ou de nouvelles idées créatives.
Concepteur et animateur
Les animateurs d’ateliers peuvent venir de différents endroits et de différentes professions. Dans certains cas, ils ont de l’expérience en formation. Dans certains autres cas, ce sont des animateurs professionnels issus de cabinets-conseils.
Dans le contexte de la résolution de problèmes opérationnels ou de l’élaboration de produits et de services, les concepteurs expérimentés dans le domaine de l’expérience utilisateur ou des produits et services sont également susceptibles d’être de bons animateurs, puisque la conception et la tenue d’ateliers font partie de leur travail.
Dans la plupart des cas, il est bon de consulter un concepteur expérimenté dans le domaine de l’expérience utilisateur ou des produits et services au sujet de votre atelier. Sachez que ces concepteurs peuvent avoir des titres différents, comme architecte de solutions opérationnelles, analyste ou même développeur. Une personne travaillant concrètement dans le domaine de l’expérience utilisateur ou des produits et services aura probablement de l’expérience en organisation d’ateliers.
Jeux d’improvisation
La plupart des activités d’introduction et de mise en train découlent d’une manière ou d’une autre de jeux d’improvisation.
C’est toujours une bonne idée d’en apprendre un peu sur l’improvisation, soit pour les affaires ou à des fins créatives.
Pensée créative
Que ce soit en groupe ou individuellement, la pensée créative est essentielle pour explorer les problèmes et les solutions. Un animateur d’atelier est également un penseur créatifet, avec une orientation et une animation appropriées, les participants peuvent également s’adonner de manière proactive à une réflexion créative.
Jeux connexes
Prochaines étapes
Tant qu’un atelier sert un objectif tangible, il n’est presque jamais la fin de votre effort. Prendre des mesures à la suite d’un atelier réussi peut signifier beaucoup de choses pour vous :
- Il peut s’avérer nécessaire d’organiser des ateliers de suivi;
- L’atelier et ses répercussions peuvent donner lieu à des projets secondaires, voire majeurs;
- Ce que vous avez appris peut changer l’orientation des projets ou des stratégies existants.
Il incombe aux participants de l’atelier de faire preuve de discernement et de décider des prochaines étapes..
Après tout, quoi de plus décourageant qu’un excellent atelier suivi d’inaction ou d’indifférence?
Obtenir de l’aide
Comme nous l’avons souvent répété ci-dessus, ne supposez PAS que quiconque puisse organiser un atelier efficace avec un minimum d’expertise et d’expérience. L’animation et la conception d’ateliers sont des pratiques multidisciplinaires qui ne sont pas familières à la plupart des gens, et il faut du temps et des efforts pour les mettre en pratique de manière efficace et efficiente.
En cas de doute, obtenez de l’aide de :
- Ressources en ligne telles que Nielsen Norman Group;
- Concepteur ou animateurs expérimentés;
- Centre d’excellence pour l’innovation dans les services (Transports Canada uniquement).
Modalités d’utilisation
Le présent document est visé par la licence Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License(Attribution – Pas d’utilisation commerciale – Partage dans les mêmes conditions 4.0 International)
Références
Toutes les citations, et certains contenus, utilisés ci-dessus, sauf indication contraire, sont tirés des ressources suivantes :
Workshop
How to Create a UX Workshop Agenda (Video)[en anglais] (Comment créer un programme pour les ateliers sur l’expérience utilisateur)
Tools for Running Remote UX Workshops (Video)[en anglais] (Outils pour l’organisation d’ateliers sur l’expérience utilisateur à distance)
Top 5 Mistakes in Running UX Workshops (Video)[en anglais] (Les cinq principales erreurs commises dans l’organisation d’ateliers sur l’expérience utilisateur)
What Makes a Virtual Conference Work? (Video)[en anglais] (Quelle est la recette du succès d'une conférence virtuelle?)
UX Workshops vs. Meetings: What’s the Difference?[en anglais] (Réunions par rapport à ateliers sur l’expérience utilisateur : qu’est-ce qui les distingue?)
5 UX Workshops and When to Use Them: A Cheat Sheet[en anglais] (Cinq ateliers sur l’expérience utilisateur et quand y avoir recours : aide-mémoire)
Tools for Remote Workshops[en anglais] (Outils pour les ateliers à distance)
Foundational UX Workshop Activities[en anglais] (Activités fondamentales des ateliers sur l’expérience utilisateur)
A Model for Conducting UX Workshops and Exercises[en anglais] (Modèle pour l’organisation d’ateliers et d’exercices sur l’expérience utilisateur)
Planning Effective UX Workshop Agendas[en anglais] (Planification de programmes efficaces pour les ateliers sur l’expérience utilisateur)
Animation
A 4 Minute UX Workshop Facilitator's Guide (Video)[en anglais] (Guide de 4 minutes à l’intention des animateurs d’ateliers sur l’expérience utilisateur)
Facilitating UX Workshops with Stakeholders in the Room (Video)[en anglais] (Animation d’ateliers sur l’expérience utilisateur destinés à des participants en salle)
Workshop Facilitation 101[en anglais] (Animation d’ateliers 101)
Facilitating an Effective Design Studio Workshop[en anglais] (Animation d’un atelier de conception efficace)
FacilitatingXYZ[en anglais]
Gamestorming Blog[en anglais]
Facilitator Cards[en anglais]
Service Design Toolkit[en anglais]
Techniques
UX Workshop Energizers and Icebreakers (Video)[en anglais] (Activités énergisantes et brise-glace pour les ateliers sur l’expérience utilisateur)
The "Parking Lot" in UX Workshops: Friend or Foe? (Video)[en anglais] (Les questions en suspens dans les ateliers sur l'expérience utilisateur : amies ou ennemies?)
How to Prioritize Ideas from UX Brainstorming Sessions (Video)[en anglais] (Priorisation des idées issues des séances de remue-méninges)
Remote Ideation: Synchronous or Asynchronous? (Video)[en anglais] (Idéation à distance : synchrone ou asynchrone?)
The Science of Silence: Intentional Silence as a Moderation Technique[en anglais] (La science du silence : le silence intentionnel comme technique de modération)
Parking Lots in UX Meetings and Workshops[en anglais] (Pense-bête pour les réunions et ateliers sur l’expérience utilisateur)
The Diverge-and-Converge Technique for UX Workshops[en anglais] (Technique de divergence et de convergence pour les ateliers sur l’expérience utilisateur)
How to Run a Journey-Mapping Workshop: A Step-by-Step Case Study[en anglais] (Comment animer un atelier de cartographie de parcours : une étude de cas étape par étape)
Journey-Mapping Approaches: 2 Critical Decisions To Make Before You Begin[en anglais] (Approches relatives à la cartographie de parcours : deux décisions cruciales à prendre avant de commencer)
The 5 Steps to Service Blueprinting[en anglais] (Les cinq étapes de l’élaboration d’un plan de service)
The 5 Steps of Successful Customer Journey Mapping[en anglais] (Les cinq étapes d’une cartographie réussie du parcours du client)
The Discovery Phase in UX Projects[en anglais] (Phase de découverte pour les projets sur l’expérience utilisateur)
Troubleshooting Group Ideation: 10 Fixes for More and Better UX Ideas[en anglais] (Dépannage pour l’idéation en groupe : dix solutions pour davantage de bonnes idées sur l’expérience utilisateur)
How to Get Stakeholders to Sketch: A Magic Formula[en anglais] (Comment amener les participants à dessiner : une formule magique)
Remote Customer Journey Mapping[en anglais] (Cartographie du parcours du client à distance)
Remote Ideation: Synchronous vs. Asynchronous[en anglais] (L’idéation à distance : synchrone et asynchrone)
Dot Voting: A Simple Decision-Making and Prioritizing Technique in UX[en anglais] (Vote par points : technique simple de prise de décision et de priorisation relative à l’expérience utilisateur)
Bibliothèque des méthodes de conception de This is Service Design Doing
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