Tenir une séance de priorisation

Sans plan d’attaque, déterminer sur quelles tâches il faut travailler et quand le faire peut être pénible. En suivant cette mise en pratique, votre équipe peut se concentrer sur les aspects les plus importants d’un projet et les mettre dans le bon ordre. Votre équipe sera également en mesure de déterminer les tâches qui peuvent être mises de côté ou abandonnées, ce qui lui donnera plus de temps pour travailler sur ce qui compte vraiment.

Nous vous recommandons d’inclure tous les membres de l’équipe du projet ainsi que tout décideur de niveau supérieur, comme votre directeur. Ce jeu prendra de 60 à 75 minutes.

Avant d’aller plus loin, assurez-vous d’avoir déterminé les objectifs et les résultats de votre projet. Une formation est-elle nécessaire pour terminer le projet? Qu’en est-il des intervenants externes? Utilisez le jeu Clarifiez vos objectifs et résultats clés (OKR) pour le confirmer.

Avant la réunion, envoyez à tous les participants l’affiche du projet ou un résumé d’une page ainsi que ses objectifs et résultats clés afin que tous soient sur la même longueur d’onde.

Une fois la réunion commencée, réfléchissez avec le groupe et déterminez toutes les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Écrivez chaque tâche sur un papillon adhésif. Chaque tâche doit être précise et se rapporter uniquement au projet concerné. Essayez cependant de ne pas être trop précis : vous devriez avoir environ 50 cartes ou moins à la fin de l’activité.

Regroupez ensuite ces tâches en 2 à 5 catégories. Voici quelques exemples de catégories :

• Par jalon.
• Par équipe ou personne responsable.
• Si les tâches exigent ou non la correction de bogues, l’ajout à une fonctionnalité existante ou la création d’une nouvelle fonctionnalité.
• Si une tâche fait partie de la gestion continue du projet ou concerne l’exécution d’une nouvelle partie de ce dernier.

Au verso de la fiche de chaque tâche, notez comment celle-ci est liée aux autres (s’il y a lieu). Les relations de dépendance sont particulièrement importantes à relever (par exemple, si une tâche dépend d’une autre).

Répartissez les participants en petits groupes, en affectant l’une des catégories ci-dessus à chaque groupe. Le groupe classera ensuite les tâches par ordre d’importance.

Faites une pause, puis demandez aux groupes d’échanger leurs catégories. Passez en revue l’ordre de priorité des tâches et ajustez les cartes au besoin – vous n’avez pas besoin de garder une copie de l’ordre d’origine.

Demandez à chaque groupe d’examiner chaque catégorie une seule fois.

Réunissez-vous à nouveau et déterminez les éléments que vous pourriez « laisser tomber » pour l’une ou l’autre des catégories et des tâches. En utilisant ces critères, examinez toutes les catégories et décidez ce que vous pourriez « laisser tomber », c’est-à-dire les tâches qui pourraient être reportées ou abandonnées sans avoir un effet important sur la réussite du projet. Continuez jusqu’à ce que vous ayez parcouru toutes les catégories.

Pour terminer, examinez toutes vos catégories et tâches prioritaires. Demandez aux membres du groupe ce qu’ils pensent de la capacité de l’équipe à réaliser un projet de qualité en exécutant ces tâches dans cet ordre et les délais impartis.

Si le groupe a l’impression que le projet échouera, quelle qu’en soit la raison, passez les dernières minutes à réfléchir sur les risques qui mettent en cause sa réussite. Envisagez de faire un suivi en vous servant du jeu Menez une analyse pre-mortem pour comprendre pourquoi l’équipe estime qu’elle pourrait être vouée à l’échec en adoptant la présente approche. Abordez ces préoccupations et essayez de trouver des tâches nouvelles ou différentes pour atténuer cet échec.

• Instructions étape par étape pour évaluer la santé de votre équipe de travail, et de nouvelles façons d’exécuter votre travail : The Atlassian Team Playbook (Atlassian, 2019)

Les documents que l’on trouve sur ce site Web ont été produits ou rassemblés pour offrir aux Canadiens et Canadiennes de l’information sur les programmes et services offerts par le gouvernement du Canada. Ils sont assujettis aux conditions suivants.

Cet ouvrage est un produit dérivé de « Prioritize, as a team » d’Atlassian et est utilisé en vertu d’une licence publique internationale Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY-SA 4.0).