Les gestionnaires trouveront ci-dessous des façons de s’assurer que l’expérience virtuelle des membres de leur équipe reste attrayante tout en leur permettant de rester productifs et concentrés

Faciliter des conversations régulières entre les gestionnaires et les employés(SITE TIERS)

• Tenez régulièrement des réunions debout avec vos équipes et employés pour voir comment ça va et pour favoriser la mobilisation dans les équipes et pour les projets.
• Engagez régulièrement le dialogue pour vous assurer que des tâches ne passent pas à travers les mailles du filet et qu’elles sont en bonne voie d’achèvement.
• Discutez ouvertement avec les employés pour s’assurer qu’ils sont à l’aise de parler de tout problème qu’ils pourraient avoir et de poser des questions.*Notez les types de comportements au sein de vos équipes.*
• Prenez des nouvelles des employés qui travaillent virtuellement.
• Si le comportement d’un employé change continuellement (comparativement à leur comportement « normal »), vérifiez que tout va bien.

Continuer à consolider les valeurs et les ressources de l’organisation

• Les gestionnaires devraient continuer à servir de modèles et à respecter le code de valeurs et d’éthique de Transports Canada tout en travaillant virtuellement.
• Il faut continuer de signaler les écarts de conduite.
• Il faut continuer d’utiliser les ressources en travaillant virtuellement (p. ex. le Programme d’aide aux employés [PAE]).

Entretenir le sentiment d’appartenance et le respect

• Nous travaillons tous mieux lorsque nous sentons que nous faisons partie de quelque chose de plus grand que nous-mêmes. En plus de créer un contexte, entretenez un sentiment d’appartenance et de respect pour votre équipe.

Fournir les bons outils aux employés

• Assurez-vous que les employés disposent du matériel approprié (moniteurs, chaise, poste de travail, etc.) ainsi que de l’accès aux applications/réseaux nécessaires pour faire leur travail
• Si les employés ne disposent pas du matériel ou des applications nécessaires pour faire leur travail, les gestionnaires devraient les aiguiller de façon à ce qu’ils suivent les procédures en place pour l’utilisation de ces outils et qu’ils reçoivent la formation nécessaire pour ce faire (p. ex. CCM Mercury, SGGDI, etc.).

Tirer parti de la technologie

• Les outils de collaboration numériques sont maintenant utilisés plus que jamais! Profitez de certains de ces outils tels que Basecamp, MS Teams, Slack, Trello, etc., au sein de vos équipes pour collaborer et augmenter la productivité.

Se concentrer sur les résultats, pas sur l’activité

• Il est important de gérer les attentes et de rester concentré sur les objectifs lors du passage à une main-d’œuvre virtuelle.
• Le travail virtuel a conduit les employés à jongler avec plusieurs responsabilités à la fois, de sorte que les processus qui fonctionnaient au bureau (c.-à-d. les réunions de mise au point en personne à 9 h tous les jours, ou les heures normales de 8 h à 16 h) pourraient ne plus être possibles.
• Les gestionnaires peuvent faire preuve de flexibilité en proposant différents horaires de travail tout en veillant à ce que le travail soit effectué dans le respect des conventions collectives.
• Faites preuve de souplesse et voyez ce qui fonctionne pour votre équipe – n’oubliez pas que la situation de chaque employé peut être différente. Ce qui fonctionne pour l’un ne fonctionne pas forcément pour tous.

**Rappelez-vous qu’il s’agit d’une situation au cas par cas – les gestionnaires et les employés doivent avoir des conversations pour s’assurer que les attentes sont clairement communiquées.**

Augmenter la reconnaissance au sein de vos équipes

• Il semblait plus facile de donner une tape dans le dos à vos employés ou un tape m’en cinq pour les féliciter pour les tâches bien accomplies au bureau.
• Il est important de maintenir ces « tape m’en cinq et ces tapes dans le dos virtuels » tout en travaillant virtuellement pour conserver ce sentiment de travail bien fait au sein de votre équipe.
• Reconnaissez le travail des employés pour que leurs efforts ne passent pas inaperçus.

Il est également important de féliciter vos employés pour leur travail et leurs efforts lorsqu’ils travaillent virtuellement.

Organiser un dîner-partage virtuel

• Prenez une pause dîner collective et organisez un dîner-partage virtuel en utilisant un outil tel que MS Teams ou Zoom où vous pouvez raconter des histoires ou faire partager des expériences sans rapport avec le travail.
• C’est une excellente occasion pour les employés d’apprendre à connaître leurs collègues sur un plan plus personnel et cela permet une « interaction sociale » tout en travaillant virtuellement.