Élaborer un plan intégré

La planification stratégique intégrée (PSI) permet de cerner les enjeux actuels et de répondre aux besoins à venir de l’organisation ou de l’équipe. Il s’agit d’un plan détaillé visant à établir les priorités stratégiques clés en fonction des commentaires intégrés des intervenants (c.-à-d. les directions générales) au sein de votre organisation. Certains des volets clés de la préparation de votre plan exigent la création d’une équipe de planification intégrée au sein de laquelle le rôle de chaque membre est clairement défini, et un calendrier permet de rester sur la bonne voie; cette équipe constitue un moyen d’obtenir les commentaires requis, par exemple dans le cadre d’une réunion hebdomadaire.

Vous devez d’abord évaluer la position de votre équipe ou de votre organisation en cernant les enjeux, les risques, les forces, les faiblesses et les possibilités.

L’étape suivante consiste à recenser tous les intervenants qui participeront à l’exercice de planification conjoint et à organiser des séances de planification collaborative. Ces séances permettront de présenter les ressources engagées requises et disponibles qui auront une incidence sur vos objectifs stratégiques.

En fonction des éléments ci-dessus, vous devrez ensuite formuler vos objectifs stratégiques intégrés. C’est le cœur du jeu et le résultat du travail acharné mené jusqu’à maintenant.

Assurez-vous de présenter la version définitive de ce plan à toutes les personnes concernées pour vous assurer de tenir compte des commentaires et d’apporter les modifications requises à vos objectifs.

Les premières étapes peuvent être un peu intimidantes – utilisez la première page de l’outil de planification intégrée pour échanger rapidement vos idées sur un plan préliminaire. Ce plan vous aidera à constituer une stratégie pour l’élaboration de votre plan stratégique intégré. Oh, et n’oubliez pas les éléments de base. Notez la mission de votre équipe, c’est votre but et votre raison d’être, et cela aura une incidence sur vos objectifs stratégiques généraux.

Maintenant que vous disposez d’un plan préliminaire, évaluez les forces, faiblesses, possibilités et menaces (FFPM) de votre équipe avant de désigner les membres de votre équipe de planification intégrée. 

Remplissez la page 2 – Analyse FFPM – de l’outil de planification intégrée pour évaluer la position de votre équipe. 

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous remplissez le grille d’analyse FFPM: 

• Quels sont certains des défis de votre équipe et quels facteurs alimentent ces défis? 
• Qu’est-ce que l’équipe a accompli? Qui est un expert en la matière, et dans quel domaine? 
• Soyez honnête – quels sont les points à améliorer? Cernez les lacunes et tenez compte de votre situation actuelle en matière de ressources humaines. 
• Quels services offrez-vous, et qui sont vos utilisateurs? Votre équipe peut-elle tenter d’établir de nouveaux partenariats? 
• Quels sont les facteurs externes sur lesquels votre équipe n’a aucune emprise? Par exemple, les compressions budgétaires ou les changements en matière de politiques.

Utilisez ces renseignements pour améliorer vos séances de planification intégrée.  

Qui fait partie de votre équipe de PSI? Désignez les principaux collaborateurs de votre équipe de planification en remplissant la section sur les intervenants clés de l’outil de planification intégrée.

Maintenant que vous avez désigné vos principaux intervenants, il est temps de communiquer avec les membres visés, de les informer de votre stratégie et de les inviter à participer aux séances conjointes de planification pour vous aider à établir vos objectifs stratégiques intégrés.

Assurez-vous de consigner les renseignements dans la section sur les intervenants clés (qui en fait partie et qui n’en fait pas partie) pour éviter toute confusion inutile à l’avenir.

Avant de rencontrer l’équipe de PSI, assurez-vous de remplir les trois premières colonnes de la grille de PSI, à la page 4 de l’outil de planification intégrée. Copiez les enjeux recensés sur votre grille d’analyse FFPM. Recensez ensuite les domaines représentés par chaque enjeu. Enfin, remplissez la troisième colonne en énumérant les solutions possibles pour régler ces enjeux.

Cette préparation vous donnera un bon aperçu et un point de départ pour les séances de planification conjointe et vous aidera à élaborer vos objectifs stratégiques intégrés.

Vous avez jeté les bases et vous êtes maintenant prêt pour la séance de planification intégrée! Que vous teniez une longue réunion ou plusieurs réunions courtes, c’est le moment d’élaborer vos objectifs stratégiques avec une équipe vraiment intégrée.

Présentez votre grille d’analyse FFPM à l’équipe, au besoin. N’oubliez pas de souligner vos enjeux, afin que les représentants des autres directions générales puissent réfléchir à la meilleure façon de vous appuyer.

C’est aussi le moment où les représentants des autres directions générales peuvent relever des enjeux pertinents dans l’analyse FFPM pouvant avoir une incidence sur l’élaboration de vos objectifs stratégiques.

Assurez-vous de remplir la colonne des objectifs stratégiques avec l’équipe de planification.

Et c’est tout! N’oubliez pas de remercier les participants et de leur indiquer la date à laquelle ils recevront votre document de PSI rempli, aux fins d’examen et de commentaires.

Assurez-vous que le procès-verbal de la réunion est consigné aux fins de classement et de référence.

• La réussite stratégique est à votre portée, surtout si vous suivez ces étapes élaborées de manière rigoureuse : Strategic Planning: Prepare, Create, & Deploy Your Strategy (ClearPoint Strategy, 2019) (en anglais seulement) 

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