Communications

MS Teams: Créez des canaux dans Microsoft Teams (MS Teams) pour établir des communications ciblées au sein de votre équipe.

Tenir des réunions « Stand-Up » (aussi connus sous le nom « réunions éclairs ». Pour ce faire, utilisez AgilePolly (abonnement nécessaire) ou établissez un canal.

• Au début de vos réunions, Programmer des pauses café avec les membres de votre équipe afin d’ouvrir un espace pour parler de ce qu’ils vivent au travail ou dans leur vie personnelle.

Exemples de questions clés que vous pouvez poser :

• Comment allez-vous (conciliation du travail et de la vie personnelle)?
• Y a-t-il quelque chose que vous devez porter à l’attention de votre gestionnaire ou de votre directeur?
• Quels sont les obstacles ou défis auxquels vous êtes confronté?

Cela vous donnera, en tant que gestionnaire, un aperçu de la journée de chacun. Puisque les réponses des membres peuvent être vues par les autres membres de l’équipe, vous devriez indiquer aux membres de votre équipe qu’ils peuvent discuter en privé s’ils ne se sentent pas à l’aise de parler de leurs obstacles ou de leurs difficultés dans un contexte de groupe. C’est pourquoi il est également important d’organiser des rencontres individuelles.

Pour célébrer l’événement marquant d’un membre d’une équipe (c.-à-d. les anniversaires, les retraites, les promotions, etc.), utilisez l’option d’enregistrement dans MS Teams pour saisir un message spécial. Conseil : essayez d’ajouter un arrière-plan amusant dans le message vidéo.

Organisez des réunions d’équipe hebdomadaires. Envisagez d’incorporer un thème qui peut être choisi par l’équipe à la fin de chaque réunion si tous se sentent à l’aise de le faire. C’est une belle façon de briser la glace au début de vos réunions. Voici quelques thèmes possibles :

• Montrez votre fierté canadienne : portez le drapeau, un chandail de hockey ou un Le double denim ou le «canadian tuxedo».
• Choisissez votre film préféré;
• Choisissez un thème général (p. ex. les années 1980 ou 1990);
• Incorporez les marionnettes : avez-vous déjà souhaité être un personnage de l’émission « Fraggle Rock »? Voici votre chance! Voyez ce qu’une équipe de Transports Canada (TC) a fait en cliquant ici;
• Habillez-vous en célébrité : découvrez la personne célèbre en vous;
• Portez une coiffure « folle » ou un chapeau excentrique;
• Apportez votre animal de compagnie ou votre enfant au travail, où vos nouveaux collègues se joindront à la réunion;
• Célébrez la culture et la diversité : demandez aux membres de votre équipe de montrer leur fierté culturelle.

* N’oubliez pas que vous pouvez cacher ou modifier votre arrière-plan dans MS Teams en fonction de vos thèmes.

Les arrière-plans de la transformation de TC sont disponibles ici. *

Si les membres de votre équipe donnent leur accord, prenez une photo d’équipe et partagez-la sur MS Teams et les réseaux sociaux!

Besoin de formation sur MS Teams : (REMARQUE : l’interface est en anglais seulement, toutefois, vous pouvez vous inscrire aux séances en français sur cette même page).

https://wiki.gccollab.ca/GCcollaboration/Home/Training?utm_campaign=covid-tc&utm_medium=tcthisweek&utm_source=tctw-ongoing&utm_content=register-for-ms-teams

Mentimeter: Aidez à engager la conversation en utilisant Mentimeter. Cet outil offre un moyen anonyme de répondre aux questions pendant une réunion. (REMARQUE : Mentimeter est gratuit pour toute personne essayant l’application, cependant, il y a un coût associé à la mise à niveau vers les fonctionnalités de base et Pro.) (REMARQUE : l’interface est en anglais seulement, toutefois, l’anglais et le français peuvent être utilisés)

Sli.do ou Lean Coffee Table: Remettez le contrôle de vos réunions entre les mains des participants en utilisant l’une de ces plateformes pour trouver des sujets au début de votre réunion ou pour amorcer un tour de table ou des discussions sous forme de questions et réponses. (REMARQUE : l’interface est seulement offerte en anglais pour les deux outils, toutefois, l’anglais et le français peuvent être utilisés) (REMARQUE : Sli.do et Lean Coffee Table ne sont accessibles que par abonnement payant.)

Miro ou Google Jamboard: Stimulez l’engagement et la créativité de votre équipe en utilisant l’une de ces plateformes gratuites de tableau blanc virtuel pour créer des idées et résoudre des problèmes. (REMARQUE : l’interface est en anglais seulement, toutefois, l’anglais et le français peuvent être utilisés)

Créer un espace pour les réunions informelles : Chaque équipe devrait avoir un espace où tenir des réunions informelles, et une équipe répartie ne fait pas exception. En tant qu’équipe, soyez clair sur l’endroit où se trouve cet espace (p. ex. MS Teams, Slack, etc.) et aidez à créer une conversation active à cet endroit.