Prendre des décisions en utilisant le cadre décisionnel RACI (Responsable, approbateur, consultés, informés)

Le cadre décisionnel du diagramme RACI, utilisé efficacement, aidera à prendre des décisions de groupe concernant un projet ou une initiative en permettant d’attribuer des rôles et des responsabilités aux tâches, en apportant clarté et structure au projet et en aidant à la prise de décision en groupe. Ce jeu vous guidera à travers le cadre du diagramme RACI, vous aidera à mettre en place votre document de suivi, à assigner les rôles et à prendre et communiquer les décisions.  

Que signifie RACI? 

Responsable : la personne qui fait le travail, qui accomplit la tâche ou qui prend la décision. 

Approbateur : idéalement, il s’agit d’une seule personne qui est responsable du produit livrable et qui est chargée de l’approbation. 

Consultés : ceux dont la contribution est nécessaire pour prendre une décision. 

Informés : ceux qui devraient être informés ou mis à jour sur l’état d’avancement de la décision, mais qui n’ont pas été officiellement consultés ou qui n’y ont pas contribué. 

Lorsque vous déterminez si une décision de groupe doit suivre le cadre du diagramme RACI, prenez en compte l’opportunité, les répercussions et la portée de celle-ci. Les décisions qui touchent le travail de plusieurs personnes sur le projet – interfonctionnelles, interministérielles – exigent probablement l’utilisation d’un diagramme RACI, qui peut ne pas être nécessaire pour des décisions moins importantes et isolées. 

Organisez-vous de manière à prendre des décisions efficaces concernant votre projet ou votre initiative en élaborant un modèle.

Utilisez le modèle de diagramme RACI comme point de départ et modifiez-le au besoin. Vous ajouterez des renseignements à ce document au cours des prochains jours ou des prochaines semaines, au fur et à mesure que vous passerez en revue les consultations et le contexte nécessaires pour prendre une décision en particulier.

Lorsque vous êtes confronté à une situation pour laquelle une décision est requise, commencez par définir les divers intervenants touchés par votre décision.  

Qui est le responsable? 

Déterminez qui travaille sur les tâches liées à la décision. Le responsable ne dirige pas nécessairement l’ensemble du projet, mais seulement le travail associé à cette décision en particulier. 

Qui est l’approbateur? 

Indiquez qui est responsable de la prise de décision. Idéalement, il ne devrait s’agir que d’une seule personne. 

Qui doit être consulté? 

Plusieurs équipes ou personnes pourraient devoir être consultées lors de la prise de décision. Il peut s’agir de personnes extérieures à l’équipe de base, c’est-à-dire toute personne possédant les connaissances ou l’expérience pertinentes. 

Qui doit être informé? 

Il s’agit de toute personne directement touchée par la décision, ce qui comprendra probablement des personnes qui ne font pas partie de l’équipe de base. 

Afin d’aider à déterminer les intervenants touchés et à atténuer les risques, examinez votre modèle et réfléchissez de façon critique au travail. Certaines des questions que vous pourriez envisager sont : 

• Si la personne responsable est absente, à qui déléguera-t-elle ses responsabilités?  
• Y a-t-il trop de personnes responsables dans la liste?  
• Y a-t-il un approbateur pour chaque tâche?  
• Y a-t-il trop de personnes qui doivent être consultées? Certaines pourraient-elles simplement être informées? 

En plus d’attribuer les rôles et les responsabilités, vous devrez tenir compte de tous les renseignements nécessaires pour prendre votre décision finale. Que vous utilisiez le modèle de diagramme  RACI ou que vous ayez élaboré votre propre modèle, incluez une section qui traite des renseignements suivants en rapport avec votre projet dans son ensemble. 

 Date d’échéance – la date limite pour prendre la décision. 

• Contexte – les raisons pour lesquelles cette décision doit être prise. 
• État actuel – où vous en êtes en ce moment. 
• Données à l’appui – la recherche que vous avez effectuée pour éclairer votre décision. 
• Options envisagées – un tableau avec une colonne pour chaque option où vous pouvez résumer les avantages et les inconvénients, les risques, les compromis, le coût ou l’effort estimé, etc. 
• Recommandations – les opinions de ceux que vous avez consultés. 
• FAQ – l’endroit où répondre aux questions fréquemment posées (ou anticipées). 
• Références – une liste de liens vers des documents de référence, ainsi qu’une brève description des raisons pour lesquelles ces documents sont pertinents. 
• Mesures à prendre – une liste des tâches ou des mesures de suivis liées à la décision. 
• Résultat – l’endroit où indiquer l’option que vous choisirez. 

Maintenant que vous avez assigné les rôles et les responsabilités et que vous avez inscrit les renseignements pertinents aux tâches et aux décisions relatives à votre projet, il est utile d’obtenir les commentaires de votre équipe. À ce stade, il se peut que vous ayez besoin de personnes précises pour remplir des sections précises de la feuille, ou que vous souhaitiez simplement obtenir des commentaires généraux. Faites circuler la feuille dans votre équipe et intégrez les commentaires.

Le jeu du diagramme RACI peut être stressant, surtout si les décisions sont de nature délicate ou sont politisées. Vous venez de rendre un grand service à votre équipe en prenant le temps d’établir un cadre de prise de décisions de groupe clair sur lequel s’appuyer. L’utilisation du cadre du diagramme RACI peut aider à s’assurer que tous les membres de votre équipe ont une idée claire et sont informés, conscients de leurs responsabilités et de celles de l’équipe, ce qui mène à une prise de décision efficace et à un résultat positif.

• Scénarios pour aider à guider le choix concernant les modèles de prise de décision. RAPID vs RACI for Decision-Making: What’s Best For Your Project (Olivia Montgomery, 2019). (en anglais seulement) 
• Appliquer le cadre du diagramme RACI à la gestion de projet. Create a Responsibility Assignment Matrix, Digital Project Manager (Suzanna Harworth, 2018). (en anglais seulement) 
• Lectures complémentaires sur la gestion de projet RACI. The RACI Matrix, CIO (Bob Kantor, 2018). (en anglais seulement)  
• Exemple de matrice pour la planification d’un projet RACI. RACI Matrix (University of Calgary, 2019). (en anglais seulement)  

Les documents que l’on trouve sur ce site Web ont été produits ou rassemblés pour offrir aux Canadiens et Canadiennes de l’information sur les programmes et services offerts par le gouvernement du Canada. Ils sont assujettis aux conditions suivantes. 

Cet ouvrage est un produit dérivé de « DACI » d’Atlassian et est utilisé en vertu d’une licence publique internationale Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY-SA 4.0).